التدبير المالي للائتلاف هو نظام
يعتمد لأجل مسك و تدوين و ضبط مختلف العمليات المالية التي يقوم
بها الائتلاف. و يشمل هذا التنظيم
3 جوانب مركزية
: المداخيل – المصاريف – الرصيد. و قد تطرقنا لها في ورقة سابقة .
و الهدف من هذا
النظام هو تحقيق توازن بين المداخيل و المصاريف و تتبع الوضعية
المالية بشكل مستمر.
و ميزانية الائتلاف
هي تعبير محاسباتي لبرنامج العمل السنوي للائتلاف، و أداة لمقارنة النتائج المحققة
مع الميزانية المعتمدة.
و يعتمد في
التدبير المالي للجمعيات على مجموعة من الوثائق و السجلات التي تدون فيها جميع
العمليات:
أ- السجلات و
الوثائق المحاسباتية : و
هي دفاتر خاصة تدون فيها المعلومات، كما يمكن اعتماد أدوات معلوماتية لتسهيل عملية
المسك، دون أن يعني ذلك الاستغناء عن السجلات الورقية. و هذه السجلات أنواع:
1- سجل البنك:
تدون فيه جميع العمليات المالية التي تمت في البنك، كالسحب و يجب أن
يكون هناك تطابق تام بين ما هو مدون فيها و بيان الحساب الذي تسلمه الوكالة
البنكية.
2- سجل صندوق
الطوارئ: و هو سجل (ورقي و رقمي) تدون
فيه جميع العمليات المالية التي تمت بشكل مباشر بين الائتلاف و طرف آخر بدون
استعمال أي سند بنكي. و من الضروري أن تكون هذه العمليات محدودة ، و لا تستعمل إلا
في الحالات الطارئة، أو عند تسليم مبلغ مالي قليل كتعويض عن التنقل مثلا .
3- السجل المحاسباتي : و هو
وثيقة محاسباتية أساسية تجمع كافة العمليات المسجلة في الوثائق
المحاسباتية. و تمكن من التتبع اليومي لميزانية الائتلاف، كما تسهل عملية
إعداد التقارير المالية الشهرية أو الدورية أو السنوية. (أنظر النموذج في
صيغة excel)
4- الوثيقة المحاسباتية:
هي الدعامة
الأساسية السند لكل المعاملات المالية، بحيث أن كل عملية أنجزت تقتضي إعداد وثيقة
محاسباتية توازيها، كما يمكن تجميع مجموعة من العمليات التي أنجزت في يوم واحد
كمداخيل أو كمصاريف، و لا يمكن الجمع بينهما في وثيقة واحدة، و ذلك لتمييزهما عند
التدوين في السجل المحاسباتي. و هي تمكننا من التعرف على كافة المعلومات عن طبيعة
أي عملية مالية منجزة، و تحتوي على المعلومات التالية:
- تاريخ العملية
- الرقم الترتيبي للعملية: 01/14
- القن الخاص بالعملية: مدخول (Re) أو
مصروف (De)
- وصف العملية: اقتناء/ دعم / انخراط / واجب الكراء/
أجرة ....
- التوقيع : المسؤول عن إعداد الوثيقة – مراجعة الأمين.
-
ب- الوثائق
التبريرية: تعتبر
الأسندة الأساسية و الدليل المادي لكل عملية مالية، و أهمها:
- طلب العروض demande de devis :
و هو طلب يقدمه الائتلاف للممونين
- طلبية bon de commande :
و هي طلب يقدمه الائتلاف للحصول على الخدمة للممون الذي وقع عليه الاختيار
بعد دراسة كل العروض المقدمة.
- الفاتورة – facture: و يعطيها الممون أو صاحب الخدمة للائتلاف قبل تسليمه الشيك
الذي يحمل القيمة المالية المعبر عليها في الفاتورة.
- ورقة استلام
bon de livraison : و هو وصل يوقعه الائتلاف للممون عند التسليم.
-الأطر المرجعية Termes de références :
وهي عبارة عن طلب عروض تستعمل أثناء عمليات التشغيل أو التأطير.
- سيرة ذاتية: يقدمها المترشحون لشغل منصب ما أو
تأطير ورشة معينة أو القيام بدراسة مقابل أجر.
- بيان الأجرة: و يسلمه الائتلاف مقابل خدمة لأجير
ما.
- إشهاد بتسلم شيك: و هي وثيقة يوقعها كل من تسلم
شيكا من الائتلاف (ممون/ أجير...)
- وصل استلام décharge :
وثيقة يوقعها كل من تسلم مبلغا ماليا معينا من الائتلاف.
- نسخ من كل شيك.
- دفتر الشيكات.
و بطبيعة الحال هناك وثائق تبريرية أخرى كثيرة، لكن
من المستحسن استشارة محاسباتي للتأكد من مدى قانونيتها.
و للتأكيد مرة أخرى، و جبت الإشارة إلى أنه ويجب
الاحتفاظ بهذه الوثائق لمدة لا تقل عن 5 سنوات.
محول الأكوادإخفاء محول الأكواد الإبتساماتإخفاء الإبتسامات